Mail merge nhiều record trong 1 trang a4

Trộn nhiều thứ trong cùng một trang giấy là khả năng cực bổ ích của Microsoft Word. Người dùng hoàn toàn có thể sử dụng kỹ năng này để tạo thành cùng lúc những thư bao gồm cùng nội dung nhưng khác tại 1 vài cụ thể nhất định. Dựa vào đó, câu hỏi soạn thảo văn bản, in ấn sẽ hối hả và tiết kiệm chi phí giấy hơn cực kỳ nhiều. Vào phạm vi bài viết sau, https://letspro.edu.vn xin share cách trộn 2 thư trong một trang giấy bởi Microsoft Word, mời bạn tìm hiểu thêm nhé!

Chức năng trộn thư là gì?

Trước khi đi vào cụ thể cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy, họ hãy cùng chú ý qua vài điều về tính năng trộn thư này. Trộn thư hay còn gọi là Mail Merge-là một trong các những tác dụng soạn thảo văn bạn dạng trong Microsoft Word.Bạn đang xem: Mail merge các record trong một trang a4

Cụ thể, tính năng Mail Merge thường được sử dụng khi biên soạn thảo thư mời, phù hợp đồng, tem phiếu,…những nhiều loại văn phiên bản có cùng một nội dung chủ yếu và khác nhau ở một số trong những vị trí thông tin chi tiết. Chẳng hạn như họ tên, địa chỉ, chức vụ,…

Dựa vào điểm sáng này, để áp dụng Mail Merge trước hết họ cần sẵn sàng sẵn phần văn bản cơ bạn dạng và nguồn tài liệu cho từng địa chỉ tùy biến. Nguồn tài liệu thường được trình diễn dưới dạng list trong Microsoft Outlook, bảng tính Excel, một table trong Word hay bất kỳ văn bạn dạng nào có cấu tạo phân loại rõ ràng.

Bạn đang xem: Mail merge nhiều record trong 1 trang a4

Để dễ dàng hình dung, letspro.edu.vn sẽ giới thiệu một ví dụ rõ ràng như sau. Ta có một list Quân nhân đề xuất làm sổ khám bệnh dịch được lưu bên dưới dạng bảng tính Excel. Yêu cầu từ nguồn tài liệu này, họ nhập tin tức vào file Word để in sổ xét nghiệm sức khỏe. Nếu như nhập thủ công bằng tay từng bọn họ tên, cấp cho bậc,…sẽ tốn không hề ít thời gian công sức. Vày đó, họ cần sử dụng công dụng trộn thư để thực hiện yêu ước này một cách lập cập và đúng đắn nhất.

Yêu cầu nhập thông tin từ bảng dữ liệu Excel tất cả sẵn lịch sự Word

Hướng dẫn giải pháp trộn 2 thư trong một trang giấy

Để ban đầu thực hiện tại cách trộn 2 thư trong một trang giấy, ta tiến hành từng bước theo hướng dẫn sau đây:

Bước 1: chuẩn bị bảng dữ liệu

Để quá trình trộn thư không biến thành lỗi, bạn cần đảm bảo an toàn phần title trên cũng của bảng dữ liệu phải khớp với thông tin cần nhập mặt file Word. Nếu phía trên bảng dữ liệu có phần văn bản không liên quan, bọn họ cần thực hiện thao tác xóa cho chỗ đó đi

Xóa bỏ phần tiêu đề không quan trọng trên đầu

Bước 2: chuẩn bị phần văn bản file Word

Như đã ra mắt ở trên, chúng ta có thể thấy phần câu chữ cần thực hiện là Sổ khám sức khỏe với những mục chúng ta tên, cấp bậc, Chức vụ, Đơn vị, nhóm máu. Tuy nhiên kích thước nhỏ tuổi như vậy nhằm in bên trên nền khổ giấy A4 đang gây tiêu tốn lãng phí rất lớn. Vì đó, họ cần thực hiện thêm một bước điều chỉnh sao cho từng trang giấy A4 sẽ có ít nhất từ 4-8 văn bản tương tự.

Để triển khai nhân nhiều nội dung cùng lúc, chúng ta copy phần văn bản này > vào thẻ Mailing > Start Mail Merge > chọn mục Labels > nhấn lựa chọn nút New Label. Xuất hiện thêm cửa sổ Label Detail, bạn tùy chỉnh thiết lập các thông số kỹ thuật theo hình dưới đây và chọn OK

Thiết lập những thông số

Tiếp theo, các bạn dán phần ngôn từ đã copy ban đầu vào ô nhãn đầu tiên > nhấn chọn nút Update Labels vào thẻ Mailing để triển khai nhân các nhãn khác gồm nội dung như là nhau trên thuộc trang giấy.

Xem thêm: 4 Cách Tra Vận Đơn Chuyển Phát Nhanh Viettel Bằng Số Điện Thoại Đơn Giản Nhất

Chọn nút Update Labels nhằm nhân thêm các nhãn khác thuộc nội dung

Bước 3: thực hiện liên kết tin tức từ bảng tài liệu sang ngôn từ văn bản.

Cũng vào thẻ Mailing, các bạn chọn Select Recipients > lựa chọn Use Existing các mục > chọn file Excel đựng bảng dữ liệu họ cần liên kết

Use Existing List" width="640" height="427" srcset="https://letspro.edu.vn/mail-merge-nhieu-record-trong-1-trang-a4/imager_5_5532_700.jpg 640w, https://letspro.edu.vn/wp-content/uploads/2020/05/Chon-Select-Recipients-Use-Existing-List-300x200.jpg 300w" sizes="(max-width: 640px) 100vw, 640px" />Chọn Select Recipients > Use Existing List

Tiếp theo trên vị trí buộc phải điền thông tin trên nhãn thứ nhất của tệp tin Word, chúng ta chọn Insert Merge Field và lựa chọn phần nội dung tương ứng ( ví dụ như Họ cùng tên)

Tiến hành link từng nội dung cho nhãn đầu tiên

Bạn tiến hành tương tự cho các thông tin bên dưới. Sau khoản thời gian chọn xong cho nhãn đầu tiên, chúng ta cũng bấm vào nút Update Labels nhằm nhập thông tin cho các nhãn tiếp theo một cách mau lẹ mà chưa hẳn lặp lại các thao tác như trên.

Chọn nút Update Labels để nhân thêm nội dung cho những nhãn tiếp theo

Cuối cùng, để khám nghiệm kết quả, ta bấm vào nút Preview Results. Nếu tiến hành theo đúng hướng dẫn cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy như trên, các bạn sẽ thấy ngơi nghỉ mỗi mục của từng nhãn đang hiển thị các thông tin tương ứng với bảng tài liệu và không thể bị trùng lặp.

Xem lại công dụng sau khi thực hiện chấm dứt cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy

Để giúp các bạn hiểu rõ hơn, xin mời xem thêm ngay đoạn phim mà shop chúng tôi chia sẻ cụ thể dưới đây nhé!

Như vậy, letspro.edu.vn vừa phía dẫn hoàn thành cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy. Hy vọng với các thao tác đơn giản như trên sẽ giúp đỡ ích cho việc soạn thảo văn bạn dạng của bạn được nhanh lẹ và đúng mực nhất. Chúc bạn thành công!