Định dạng có điều kiện trong excel 2010

Trong bài viết này, letspro.edu.vn Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn các tính năng cơ bản của định dạng có điều kiện. Bạn sẽ học cách tạo các quy tắc định dạng khác nhau, cách định dạng có điều kiện dựa trên một ô khác, cách chỉnh sửa và sao chép các quy tắc định dạng trong Excel 2007, 2010 2013 và 2016.

Bạn đang xem: Định dạng có điều kiện trong excel 2010

Các khái niệm cơ bản về định dạng có điều kiện của Excel

Giống như định dạng ô thông thường, bạn sử dụng định dạng có điều kiện để định dạng dữ liệu theo nhiều cách khác nhau: thay đổi màu sắc, màu font và các kiểu đường viền ô. Sự khác biệt là định dạng có điều kiện linh hoạt hơn, cho phép bạn định dạng dữ liệu khi đáp ứng các tiêu chí hoặc điều kiện nhất định.

Bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện cho một hoặc nhiều ô, hàng, cột hoặc toàn bộ bảng dựa trên nội dung ô hoặc dựa vào giá trị của một ô khác bằng cách tạo ra các quy tắc (điều kiện) xác định khi nào và như thế nào thì các ô được chọn phải được định dạng.

Định dạng có điều kiện trong Excel ở đâu?

Trong tất cả các phiên bản của Excel, định dạng có điều kiện nằm ở cùng một vị trí, trên tab Home > Styles.

Định dạng có điều kiện trong Excel 2007

Áp dụng một số quy tắc định dạng có điều kiện cho một ô/bảng

Khi sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel, bạn không bị giới hạn ở một quy tắc cho mỗi ô. Bạn có thể áp dụng nhiều quy tắc logic mà công việc cụ thể của bạn yêu cầu.

Ví dụ, hãy tạo ra 3 quy tắc cho bảng thời tiết sẽ tô nền màu vàng khi nhiệt độ cao hơn 60 ° F với, màu da cam khi cao hơn 70 ° F và màu đỏ khi cao hơn 80 ° F.

Bạn đã biết cách tạo các quy tắc định dạng có điều kiện của Excel theo kiểu này – bằng cách nhấp vào Conditional Formatting > Highlight Cells rules > Greater than. Tuy nhiên, để các quy tắc hoạt động chính xác, bạn cũng cần phải đặt mức ưu tiên theo cách này:

Nhấp vào Conditional Formatting > Manage Rules…. để đi tới Rules Manager.Nhấp vào quy tắc cần được áp dụng trước tiên để chọn, và di chuyển lên phía trên bằng cách sử dụng upward arrow. Làm tương tự cho quy tắc thứ hai.Chọn hộp kiểm Stop If Truebên cạnh hai quy tắc đầu tiên khi bạn không muốn các quy tắc khác được áp dụng khi điều kiện đầu tiên được đáp ứng.

Sử dụng “Stop If True” trong các quy tắc định dạng có điều kiện

Chúng ta đã sử dụng tùy chọn Stop If True trong ví dụ trên để dừng xử lý các quy tắc khác khi điều kiện đầu tiên được đáp ứng. Cách sử dụng đó rất rõ ràng và dễ hiểu. Bây giờ chúng ta hãy xem xét thêm hai ví dụ nữa khi việc sử dụng Stop If True không rõ ràng nhưng cũng rất hữu ích.

Ví dụ 1. Chỉ hiển thị một số mục của biểu tượng thiết lập

Giả sử bạn đã thêm biểu tượng sau đây vào sales report.

Nhìn có vẻ đẹp, nhưng có hơi rối. Vì vậy, mục tiêu của chúng ta là chỉ giữ các mũi tên màu đỏ đi xuống để thu hút sự chú ý đến các sản phẩm hoạt động dưới mức trung bình và bỏ các biểu tượng khác. Hãy xem làm điều này như thế nào:

Tạo một quy tắc định dạng có điều kiện mới bằng cách nhấp vào Conditional formatting > New Rule > Format only Cells that contain.Bây giờ bạn cần phải định hình quy tắc theo cách nó chỉ được áp dụng cho các giá trị lớn hơn mức trung bình. Bạn thực hiện việc này bằng cách sử dụng công thức = AVERAGE (), như thể hiện trong hình bên dưới.

Mẹo. Bạn luôn có thể chọn một dãy ô trong Excel bằng cách sử dụng biểu tượng chọn phạm vi tiêu chuẩn hoặc gõ phạm vi bên trong các dấu ngoặc. Nếu bạn chọn cách thứ hai, hãy nhớ sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối với dấu $.

Nhấp OK mà không thiết lập bất kỳ định dạng nào.Nhấp vào Conditional Formatting > Manage Rules…và đánh dấu vào hộp kiểm Stop if True  bên cạnh quy tắc bạn vừa tạo. Xem kết quả.

Tìm hiểu về: khóa học excel nâng cao Hà Nội

Ví dụ 2. Loại bỏ định dạng có điều kiện ở các ô rỗng

Giả sử bạn đã tạo ra quy tắc “Between” để đánh các ô có giá trị từ $0 đến $1000, như bạn thấy trong ảnh chụp màn hình dưới đây. Nhưng vấn đề là các ô trống cũng được đánh dấu.

Để khắc phục điều này, bạn tạo một quy tắc nữa ở ô “Format only cells that contain“. Trong hộp thoại New Formatting rule, chọn Blanks từ danh sách.

Xem thêm: How To Download The Latest Windows 10 Iso From Microsoft, Download Windows 10 Pro 64

Và một lần nữa, bạn chỉ cần nhấp vào OK mà không cần cài đặt bất kỳ định dạng nào.

Cuối cùng, mở  Conditional Formatting Rule Manager và chọn hộp kiểm Stop if true bên cạnh quy tắc “Blanks“.

Kết quả chính xác như bạn mong đợi.

Cách chỉnh sửa các quy tắc định dạng có điều kiện trong Excel

Nếu bạn nhìn kỹ vào ảnh chụp màn hình ở trên, bạn có thể thấy nút Edit Rule… ở đó. Vì vậy, nếu bạn muốn thay đổi một quy tắc định dạng hiện có, hãy tiếp tục theo cách này:

Chọn bất kỳ ô nào áp dụng quy tắc và nhấp vào Conditional Formatting > Manage Rules…Trong Conditional Manager Rules Manager, nhấp vào quy tắc bạn muốn chỉnh sửa, và sau đó nhấp nút Edit Rule….

Thực hiện các thay đổi cần thiết trong cửa sổ Edit Formatting Rulevà nhấp vào OK để lưu các chỉnh sửa.

Của sổ Formatting Rule rất giống với New Rule Formatting mà bạn sử dụng khi tạo các quy tắc, do đó bạn sẽ không gặp khó khăn gì.

Mẹo. Nếu bạn không thấy quy tắc bạn muốn chỉnh sửa, hãy chọn This Worksheet  từ danh sách “Show formatting rules for” để hiển thị danh sách tất cả các quy tắc trong bảng tính của bạn.

Làm thế nào để sao chép định dạng có điều kiện trong Excel

Nếu bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện mà bạn đã tạo trước đó cho các dữ liệu khác trong bảng tính, bạn sẽ không cần tạo lại quy tắc từ đầu. Đơn giản chỉ cần sử dụng Format Painter để sao chép các định dạng có điều kiện hiện có vào bộ dữ liệu mới.

Nhấp vào bất kỳ ô nào có định dạng có điều kiện bạn muốn sao chép.Nhấp Home > Format Painter. Điều này sẽ thay đổi con trỏ chuột thành một cây cọ.

Mẹo. Bạn có thể nhấp đúp vào Format Painter nếu bạn muốn dán định dạng có điều kiện trong một số dải ô khác nhau.

Để dán định dạng có điều kiện, nhấp vào ô đầu tiên và kéo cây cọ xuống đến ô cuối cùng trong dải ô bạn muốn định dạng.

Khi hoàn tất, nhấn Escđể dừng sử dụng cọ.

Chú Ý. Nếu bạn đã tạo quy tắc định dạng có điều kiện bằng cách sử dụng công thức, bạn có thể cần phải điều chỉnh các tham chiếu ô trong công thức sau khi sao chép định dạng có điều kiện.

Cách xóa các quy tắc định dạng có điều kiện

Để xóa một quy tắc, bạn có thể:

Mở Conditional Manager Rules Manager (thông quaConditional Formatting > Manage Rules…), chọn quy tắc và nhấp vào nút Delete Rule.Chọn dải ô, nhấp Conditional Formatting > Clear Rulesvà chọn một trong các tùy chọn có sẵn.

Để có thể biết thêm nhiều hàm nâng cao trong Excel cũng như sử dụng tốt hơn các công cụ của Excel, các bạn hãy tham gia ngay khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới nâng cao của Học Excel Online. Đây là khóa học chi tiết và đầy đủ nhất, giúp bạn phát triển kiến thức một cách đầy đủ, có hệ thống. Đặc biệt khóa học này không giới hạn thời gian học tập, nên bạn có thể học thoải mái và xem lại bất cứ khi nào.

Hiện nay hệ thống đang có nhiều ưu đãi khi bạn đăng ký khóa học này. Chi tiết xem tại: Khoá học Excel từ Học Excel Online